初めてのウェビナー-やり方をプロが解説!手順・成功のコツも

2021.12.09
初めてのウェビナーのやり方をプロが解説

コロナ禍で需要が高まっているウェビナー。この記事では、ウェビナーのやり方・手順、ウェビナーを成功させるためのポイントを解説します。ウェビナー開催に向けて、何から準備をすれば良いかわからないという人は、ぜひ参考にしてみてください。

ウェビナーの目的に合わせた開催方法・やり方

ウェビナーのやり方は、目的によって「企画・運営・配信方法」が変わってきます。まずは大枠の目的について見ていきましょう。配信形態を大きく分けるとプロモーション活動に多いオープンな配信と、リード獲得などを目的としたクローズドな配信の2つがあります。

プロモーション活動としてウェビナーを行う場合(オープンな配信)

プロモーション活動としてウェビナーを行う場合には、参加者の登録なしで行うオープンでの配信が多いです。啓蒙活動などのプロモーションだけでなく、認知度の向上を目的としたウェビナーでもオープンな配信が行われます。配信媒体は「Twitter」「YouTube」「Instagram」など視聴者が自ら獲得できる媒体が多く用いられます。

こちらは不特定多数の人に参加してもらいたい場合に向いており、気軽に参加しやすいのがメリット。一方で注意点としては、誰が参加したかがわからなかったり、アフターフォローができなかったりする点です。参加しやすい一方、途中参加の方でも内容を把握しやすいような工夫や離脱しな仕組みを整える必要があります。

リード獲得や顧客のナーチャリングに使用する場合(クローズドな配信)

事前登録を行い登録者のみに配信を行うクローズドの形態です。新規のリード獲得や既存顧客のナーチャリングを目的とした開催方法です。ZoomやTeamas、Cisco、YouTubeを使う場合が多く、登録者にURLを送り開催します。YouTubeの場合は限定公開にし、URLを知っているメンバーのみの限定公開で行います。

会員向けにクローズドでウェビナーを行う場(クローズドな配信)

完全クローズドで会員限定や社内限定で行う場合の配信方法です。外部に公開しない形でセミナーを案内し、配信は参加者を限定できるツールや配信システムを使って行います。社内の場合は会社で使用している会議ツールで配信する場合が多く、会員限定の場合はセキュリティが高い「Vimeo」や「Zoom」を使用する場合が多いです。

クローズドなウェビナーのメリットは、不特定多数の人には公開したくない内容も配信できること。参加者の情報や、視聴履歴などの情報が得られ、アフターフォローやアプローチも行えます。お金を払って参加する場合もあるので、オープンな配信に比べて参加者の意識や興味関心が高い場合が多いのも特徴です。

ウェビナーのやり方・手順

いざウェビナーを開催しようと思っても、何から手をつけて良いかわからないという方も多いと多います。ウェビナーのやり方や開催までの手順について解説しますので、参考にしながら準備を進めてみてください。

①ウェビナー開催の目的の設定(90日前)

まずは、ウェビナーを開催する目的やゴールを明確にしておきましょう。ウェビナー開催の目的を決め②の企画、運営、配信方法について決めていきます。

よくあるウェビナーの目的には、以下のようなものがあります。

  • 認知度の向上
  • 啓蒙活動
  • リード獲得
  • サービス導入
  • ナーチャリング
  • 社内研修/外部研修
  • 勉強会

目的によって配信方法やウェビナーのやり方も手順も異なるため、最初に明確にしておくことが大切です。ウェビナー開催の目的が決定したら②で対象とする参加者、ウェビナーの概要や内容、日程などを決めていきます。

②企画・運営・配信方法の設計(60日前)

続いて、ウェビナーの企画・運営・配信方法について決めていきましょう。

企画制作

企画制作は、①で決めた目的に対して以下のことを決めます。

  • ターゲット
  • ターゲットが目的となるゴールを達成するまでのシナリオの設計
  • ウェビナーの開催概要

特にウェビナー開催は、シナリオの設計とウェビナーの開催概要が重要です。

「シナリオ設計」では、参加者が初めて認知した段階から目的を達成するまでの流れを設計します。その中で主要となる内容が、参加する目的となる「ウェビナーの開催概要」です。

具体的には、タッチポイントとしての集客周りの設計、LPの設計、登録する理由(どんな課題を解決してくれるのか)、登録後に当日の参加率を下げない設計、当日のウェビナーの設計、参加後のアンケート設計やフォローアップの仕方について詰めていく作業を行います。

業者にお願いする場合、①のターゲットが決まっていれば②以降は業者に任せることができます。

運営方法

運営方法に関しては、事務局周り(参加者の管理など)や当日の登壇者、配信スタッフなど企画制作で決めた内容を誰がどこまでやるのかを具体的に決めていきます。

規模や登壇者の数、内部からのアサインなのか外部の方をアサインするのかによって変わってくることもあります。

配信方法

配信方法については、プラットフォームの選定、配信機材周りの調整、登録フォームの設計などを決めていきましょう。

配信方法の設計は配信後のフォローアップに影響する項目なので、目的に合った配信プラットフォームを選ぶことをおすすめします。

③ウェビナーの告知集客(40~30日前)

ウェビナーの内容や配信方法などの詳細が決定したら、告知と集客を行います。

Webで完結するウェビナーの場合には、会場の掲示物などで告知を行うことができません。参加者を募る際には、自社ホームページ、SNS、ブログなどでの発信がポイントとなります。より多くの参加者に出席してもらえるよう、ターゲットに刺さりやすい方法で告知を行いましょう。

告知、集客の際には、参加するメリットを明確にし、目を引くキャッチコピーを考えてみてください。

おすすめの告知方法

おすすめの告知方法には、以下のようなものがあります。

  • SNS広告
  • Peatix
  • DM
  • メールマーケ

告知や集客に向けて準備しておくもの

告知や集客に向けて、事前に以下のものを準備しておきましょう。

  • 予算の確定
  • 告知ページの作成(日時や申し込み方法なども記載)
  • 集客用のクリエイティブ
  • 申し込みページ(フォーム)の作成
  • 申し込み者への連絡 など

④配信環境のテスト・リハーサル(3~1日前)

ウェビナーを開催するにあたり、必ずやっておきたいのがリハーサル。少人数のスタッフを参加者として想定し、当日と同じスケジュール及び進行で行いますので以下の点を忘れずにチェックしておきましょう。

  • 進行はスムーズか
  • 通信機器に不具合はないか
  • 音声や映像の乱れはないか
  • 話すスピードは適切か
  • 声のボリュームは適切か
  • 資料の共有や参加者とのコミュニケーションはスムーズに行えるか
  • 準備はスムーズに進んだか
  • カメラワーク、照明に問題はないか(他にチェックポイントはないか)

リハーサルを行っておくことで、ウェビナー当日にトラブルが起きやすいポイントを見つけやすくなります。当日までに改善できる点は改めておきましょう。

⑤ウェビナーの開催/振り返り

当日はリハーサル通り、スケジュールに合わせてウェビナーを進行します。ネット回線のトラブルや機材トラブル、映像、音声の乱れなど不測の事態に対応できるよう、担当のスタッフをつけておきましょう。参加者からアクセスできないなどの連絡を受けることもあるので、すぐに対応できるようにしておくと安心です。

ウェビナーを開催したらそのままにするのではなく、参加者へのアフターフォローを行います。アフターフォローの方法には、アンケート、個別の連絡、お礼の連絡、別のセミナーの紹介などがあります。

参加者の感想や意見を元に、内容や会の進行について振り返り、次回以降のウェビナーのクオリティを高めるために役立てましょう。

– ウェビナーについて詳しく知りたい場合はこちらへ-

ウェビナーを成功させるポイント

「ウェビナーが成功かどうか」は、目的の達成度によって決まります。加えて、参加者の満足度が高ければ、また別のウェビナーに参加してもらえる可能性も高まります。以下のポイントを意識して、ウェビナーを成功させましょう。

ウェビナーに備わっている機能を把握する

ウェビナーをより良いものにするために、ウェビナーツールにはどのような機能が備わっているのか、知っておくことが大切です。ウェビナーの目的によってどの機能を重視すべきかも変わってきますので、ツールを選ぶ際に役立ててみてください。

ウェビナーツールには、以下のような機能が備わっています。

同時に複数人への接続が可能

ウェビナーツールや、ツール内のプランによって、同時に接続可能な人数が異なります。大規模なウェビナーに対応していない場合もあるので、行いたいウェビナーの規模に合わせてツールを選ぶことが大切です。

参加者の管理機能

参加者の登録情報などを管理できる機能です。ウェビナーでは、アフターフォローが大切になるので、参加者管理機能が充実しているウェビナーツールを選んで活用しましょう。

ライブ配信機能

ライブ配信機能を活用することで、セミナーの様子をリアルタイムで遠隔地に発信できます。参加者とコミュニケーションをとりながらウェビナーを進められます。

画像や資料、画面の共有機能

主催者(ホスト)の画面を、参加者に共有できる機能。カメラで資料を写すよりも鮮明に見えるため、参加者のストレスが少なくなります。

コミュニケーション機能(チャットなど)

ウェビナーは、対面で行うセミナーに比べて、主催者がどうしても参加者の反応を把握しにくくなります。チャットやコメント機能、アンケート機能などを使って参加者とコミュニケーションをとることで、参加者の満足度アップにもつながります。

録画機能

ライブ配信したウェビナーを、録画できる機能です。後日、参加できなかった人に向けて配信したり、社内で見返したりするのに活用できます。

外部ツールや機材を使ってウェビナーのクオリティを上げる

外部ツールや機材を使うことで、ウェビナーのクオリティを高めることができます。以下で紹介するツールや機材を参考にしてみてください。

配信ツールを利用する

OBSなどの配信ツールを使うことで、ウェビナーのクオリティを上げることができます。

リアルタイム集計ツールを利用する

Slidoを使うことでリアルタイムに視聴者とコミュニケーションをとりながらウェビナーを運営することができます。(具体的にはどのような成功事例があるか)

配信機材を利用する

余裕がある場合には、以下の機材の活用も検討してみましょう。

・スペックのあるPC

ある程度のスペックが必要にはなりますが、ノートパソコンでも問題ありません。PCのスペックは「Mac」「Windows」ともに、CPU:core i5、メモリ:8GB以上が必要です。更にクオリティを挙げたい場合は、CPU:core i7、メモリ:16GB以上で揃えるといいでしょう。

・カメラ/三脚

より映像の質を高めたい場合には、カメラや三脚を用意しましょう。ウェブカメラは5千円程度のものでも十分です。

・キャプターボード

外部デバイスの映像をパソコンに出力できる機器のこと。リアルタイムでの配信で必要になる機材です。

・スイッチャー

カメラの映像とパソコンの映像を切り替える際に必要になります。

・ミキサー

ミキサーは、映像と音声の切り替えや混合ができる機材。音質にこだわりたい場合や、ウェビナーでマイクを2本以上使う場合に必要です。

・マイク

音声が聞こえにくいと、参加者のストレスとなるため、必要に応じてピンマイクなどを用意しましょう。安いものだと500円程度で用意できます。

・HDMIコード

機材を接続する際に必要です。

ウェビナーのやり方や成功のコツを押さえて、有意義な会にしよう

ウェビナーを成功させるためには、手順に沿って着実に準備をすることが大切です。まずは、ウェビナー開催の目的を明確にすることから始めましょう。

ウェビナーを成功させるためのポイントも意識しながら、迷った時には参加者の視点に立ち帰って準備を進めてください。