オンラインシンポジウムのやり方・開催方法

2021.11.23
オンラインシンポジウムのやり方

識者が集まってさまざまな視点で討論をするシンポジウム。オンライン配信を取り入れて開催することが増えてきました。この「オンラインシンポジウム」のやり方や開催方法を紹介します。

シンポジウムとは? 

シンポジウムとは、ひとつのテーマについて複数の識者がさまざまな視点で意見を述べて討論し、参加者からの質問に答える形で行われることが多いです。「公開討論会」や「研究討論会」などがその例です。

複数の識者から多角的に研究報告がされたり、識者同士で意見が交わされたりするのが特徴で、参加者も多く、規模の大きなイベントです。

近年はオンライン配信を取り入れた「オンラインシンポジウム」として開催されることが増えています。

オンラインシンポジウムの種類と特徴

オンラインシンポジウムを行う場合、参加者(視聴者)が会場とオンラインに分かれる「ハイブリッド型」と、参加者全てがオンラインで参加する「オンライン配信のみ」で行われる場合の2つのパターンに分けられます。

「ハイブリッド型オンラインシンポジウム」の特徴

ハイブリット型オンラインシンポジウムとは、聴衆(参加者)が会場とオンラインとに分かれて参加をするシンポジウムのことです。

リアルで行われていた通常のシンポジウムのように、会場に識者(登壇者)と参加者が集まると同時に、オンラインでも参加できる形です。イベントの規模や登壇者の人数、会場に入ることができる参加者の想定人数によって、会場選びが変わってきます。

このハイブリッド型オンラインシンポジウムの特徴は下記が挙げられます。

・登壇者は会場の参加者の反応を見ながら進められる

オンライン配信のみのシンポジウムでは、参加者は全員オンライン上にいるため、登壇者が参加者の反応を見ながら進行することができません。一方、ハイブリッド型のイベントでは、会場にいる参加者の表情や反応、雰囲気を感じながら進行することができます。

・登壇者同士のやりとりがスムーズ

シンポジウムは、討論や意見を述べあうため、登壇者同士の対話やディスカッションが多いのが特徴です。登壇者が同じ空間に集まることができると、登壇者同士のやりとりがスムーズに進み、淀みなく進行できます。

・コストがかかる

ハイブリッド型は、オンライン配信のみのシンポジウムよりも、コストがかかる傾向にあります。会場を借りて開催するため、会場費や設営・準備費、人件費がかかり、それに伴う時間もかかります。また、配信まわりの準備や人件費も同時に必要となります。

「配信のみ」で行うオンラインシンポジウムの特徴

会場で開催するのではなく、オンライン配信のみで行うシンポジウムもあります。

参加者はオンラインのみで視聴します。また、複数いる登壇者は、1カ所に集まって参加する場合と、それぞれ別々にオンラインで参加する場合があります。

このオンライン配信のみで行うオンラインシンポジウムの特徴はこちら。

・最低限のスペースがあれば配信が可能

リアルで行われるシンポジウムやハイブリッド型シンポジウムのように、たくさんの人を収容できる会場を確保する必要はありません。配信に必要な最低限のスペースがあれば開催が可能です。会場費や設営にかかるコストを抑えることができます。

・配信トラブルの対応が難しいことも

登壇者が別々の場所から参加する場合は、配信環境によっては音声トラブルが起こりやすい場合もあります。安定した配信を行うために、配信環境の整備や事前の手配、設定をきちんと行う必要があります。また、クオリティを保つために背景の画像を統一するといった、ブランディングも必要です。

主流は「ハイブリッド型」オンラインシンポジウム

シンポジウムは、複数の登壇者がいること、参加者(視聴者)が多いことが特徴です。リアル会場のみで行われていた従来のシンポジウムでは、場所や時間が合わず参加できない方も多くいらっしゃいました。オンライン配信が活用されてきた今、全国どこからでも参加できるようになっています。

シンポジウムでは、参加者からの質疑応答の時間を設けることがほとんどで、主催者や登壇者、参加者(視聴者)との双方向でのやりとりやディスカッションが発生します。これらの特徴から、シンポジウムは、オンラインとオフラインの両方のメリットを持つ「ハイブリッド型」が多く選択されています。

シンポジウム自体が大型のイベントなので、シンポジウムのテーマや登壇者の人数、集めたい参加者の人数なども踏まえて考えるといいでしょう。

-ハイブリッド型オンライン配信について詳しく知りたい方はこちらへ-

オンラインシンポジウムの開催方法

では、このオンラインシンポジウムを開催しようと思ったとき、何から始めると良いのでしょうか?

オンラインシンポジウムの開催は配信業者に依頼を

オンラインシンポジウムは、登壇者も参加者も多く、長時間行われることが多いのが特徴です。そのため、オンライン配信を考慮した綿密なプログラムの作成や、準備から当日の進行を仕切るイベントプロデューサーが必要に。通常のオンラインセミナーとは異なり、開催の難易度が高いため、自社のみで行うのではなくオンライン配信業者に依頼する形が安心です。

オンライン配信業者選びのポイントは、配信実績と企画段階から入れるかどうか

オンライン配信を取り入れたシンポジウムは、規模が大きく難易度が高い配信です。配信業者を選ぶ際は、オンライン配信を手がけたことがあり、ハイブリッド型の配信にも慣れていることが大前提。時間配分や画面の切り替え、プログラムの作成など、事前に作り上げるものが多岐にわたるため、イベントの企画段階から仕切ることができることも大切です。配信まわりとイベント企画まわりの両者を行うことができる業者を選びましょう。

-配信業者の選び方について詳しく知りたい方はこちらへ-

「5W2H」をできるだけ明確に

ただ、オンライン配信業者に依頼をする前に、ぜひ具体的に考えておきたいのが、5W2H(When、Where、Who、What、Why、How、How much)です。

  • When …開催時期や期間、期限
  • Where …開催場所、会場
  • Who …登壇者やその人数、参加者、ターゲット
  • What  …内容、何を行うか
  • Why …開催理由や目的、意義
  • How …開催の手段、方法
  • How much …コストや予算

これらの要素を整理しておくとプログラムがぶれず、クオリティの高いオンラインシンポジウムが開催できます。

既存のプラットフォームを事前に要確認〜おすすめはZoom〜

オンライン配信を行う際は、プラットフォーム選びも大切です。

プラットフォームとは、zoomやTeamsなどの、オンライン会議などで使用しているツールのこと。企業によっては、セミナーなどのオンラインイベントでも、既存で使用しているプラットフォームの使用を推奨する場合があります。業者に相談する際は、既存のプラットフォームを念の為確認をしておくといいでしょう。ただ、オンラインシンポジウムは規模が大きくクオリティの高い配信を求めらるため、既存のものよりも配信に向いているプラットフォームを選ぶ場合もあります。

ちなみに、オンラインシンポジウムに向いていて、安定した配信が行えるのはZoomです。配信業者の意見を取り入れながら、プラットフォームを決めて行きましょう。

オンラインシンポジウムのやり方〜ハイブリッド型のオンラインイベントの事例〜

「ビデオマッチング」は、セミナーや講演会、株主総会など、さまざまな規模のハイブリッド配信を行う専門集団です。今まで、大企業や官公庁の配信も多く請け負い、シンポジウムやカンファレンスなどの大型のイベントを高品質で安心安全に配信してきました。

オンラインシンポジウムの事例を見ていただきながら、開催までの流れややり方などの全体像を紹介します。

日本経済新聞社主催「NIKKEI全国社歌コンテスト」

オンラインシンポジウム「NIKKEI全国社歌コンテスト」。会場をつなぎ、決勝戦と表彰式をオンラインによるライブ配信にて行いました。約3時間に及ぶ、配信コンテンツが盛りだくさんのイベントです。

■内容

決勝進出企業10社のプレゼンを行い、各企業の応援団からのメッセージ動画の配信や表彰式の様子、ゲストミュージシャンによる生演奏が行われました。

ハイブリッド型オンラインイベントとして、関係者は会場とオンラインに分かれて参加。会場には、主催側の登壇者と決勝進出企業10社の関係者、MCのアナウンサー、審査委員、音楽ライブ関係者が集まり、企業関係の参加者の一部や一般視聴者はオンラインで見守りました。

■シンポジウムの開催・配信時間

約3時間

会場

日経ホール

客席数610席

決勝戦と表彰式ということで、会場全体を映すという難易度の高いカメラワークを行った。

日経ホールの図面

出典:日経ホール&カンファレンスルーム

■会場での登壇・参加者

  • 主催側:10名ほど
  • 決勝進出企業10社:10名ほど

■オンラインでの参加者数

  • 一般視聴者:約◉名

■配信プラットフォーム

  • 主催企業のシステムを使用
  • オンライン参加企業はzoom ミーティングのブレイクアウトルームを使用

■配信手法

zoomを活用してライブで応援団と繋ぎ、カメラワークやスイッチング、オペレーティングなどを取り入れた。技術力が試される非常に難易度の高い配信。

■開催までの準備期間や流れ

ロケハン後、主催側の意図を伺いシステムの準備・提案をします。検討をいただいた後、再度打ち合わせを行って確認し、確定します。システムを構築し、本番を迎えます。

  • 準備にかかる日数:1.5カ(配信部分のみ)
  • リハーサル:前日はテクニカルな部分のリハーサルを行い、当日は登壇者・出演者を含めたリハーサルを行います。

詳しくはコチラ

オンラインシンポジウムは専門業者との連携で成功を

企業でもオンラインセミナーなどのオンライン配信を行う機会が増えています。ただ、オンラインシンポジウムは、関係者が多く配信の難易度が高いため、自社だけで行うことは難しいイベントです。

オンライン配信やハイブリッド型配信に慣れていて、さらにイベントを仕切ることができる専門業者と連携できると、クオリティが高く安定した配信を行えます。オンラインシンポジウムは細やかな対応が必要なため、コミュニケーションを柔軟に取れる業者と組んで進めるのが安心。良質なオンラインシンポジウムの開催を目指しましょう。