オンラインカンファレンスとは?やり方とクオリティをあげるコツ

2021.09.04 2021.11.18

「オンラインカンファレンス」をご存知ですか?

学会や展示会など、大きな会場で行われてきたイベントが、今オンラインでも開催されるようになりました。

オンラインカンファレンスを開催したいと思ったとき、まず何をするべきでしょうか? やり方や開催手順をまとめました。

オンラインカンファレンスとは?

そもそも「カンファレンス」とは、学会や展示会、講演会など、テーマを掲げて話しあう規模の大きなイベントのこと。登壇者の数が多いのが特徴で、数十名になることもあります。参加者(聴講者)は全体で数百〜数千人にのぼり、大規模なセミナーというイメージです。

このカンファレンスは今、オンラインでの開催にシフトしてきています。オンラインセミナーのように開催を検討する企業も増えていますが、オンラインカンファレンスは規模が大きくクオリティが求められる難易度の高い配信です。

まずは、オンラインカンファレンスを開催するメリットとデメリットをお伝えします。

オンラインカンファレンスのメリット

オンラインカンファレンスを開催するとき、主催者側にはどのようなメリットがあるのでしょうか?

コストを削減できる

オンラインで行うことの大きなメリットに、コストの削減があげられます。主に削減できるコストの例がこちらです。

・会場費
・配布資料の制作費
・設営にかかる経費・人件費
・運営当日の人件費
・交通費や宿泊費などのコスト

オンライン開催では、大人数を収容する会場は必要ないため、会場費や設営費を抑えることができます。資料やパンフレットを制作して配布することが多いですが、オンライン開催の場合はダウンロード可能なツールを使って配布することができるので、制作費や印刷費を削減することが可能です。当日の受付や誘導などの人件費も大幅に削ることができます。

短期間で準備ができ、時間の節約にも

オンライン開催であれば、場所を問わずに準備ができることもメリットです。リアル開催では、会場まで移動して打ち合わせや準備をする必要があり時間やコストがかかっていましたが、オンライン開催ではほぼ移動することなく準備ができ、打ち合わせや設営などの時間やコストを省略できます。時間を効率的に使えるのもオンライン開催ならではです。

視聴者データが取れる

オンライン配信では、参加者の数や離脱した箇所などの行動データをとることができます。これらの数字から発表内容への反応や改善点が見えるので、主催者をはじめ登壇者にもフィードバックができます。また、オンラインでは質問やアンケートを集めやすいため、さまざまな声を拾うこともできます。

アーカイブを残すことが可能

録画やアーカイブがスムーズに行えるのも、オンライン配信のメリットです。配信データを記録として残したり、編集して後日参加者に共有したりすることもでき、オンラインカンファレンスの価値を高めることに役立ちます。

参加者を集めやすい

参加者にとっては、リアル開催に比べてオンライン開催の方が参加しやすいともいえます。リアルでの開催では距離や時間の関係で会場まで行くことができない場合もありますが、オンラインであれば参加できる可能性が高まります。自宅や職場からの視聴や、後日アーカイブでの視聴することもできるため、心理的にも気軽に参加できるのです。

オンラインカンファレンスのデメリット

では逆に、オンラインカンファレンスのデメリットはどのようなことがあるのでしょうか。

離脱やキャンセルのハードルが低い

オンライン配信の全体に言えることですが、気軽に参加できる反面、キャンセルや離脱も簡単にできてしまいます。最近はさまざまなオンライン配信が増え、参加者が配信の内容やクオリティに求めるレベルも高くなる傾向にあります。満足度が離脱の要因になるため、プログラムや配信クオリティの向上がより一層求められます。

通信環境が影響する

スムーズな配信を行うためには、通信環境がネックです。配信場所のインターネット回線によって画質や音質に影響があり、画面が止まったり映像が乱れたりする可能性も考えられます。オンラインカンファレンスは登壇者が複数いるため、それぞれの環境が影響したり、天候によって接続がしにくかったりすることもあります。小規模の配信であれば乗り切れるものも、スケールの大きいカンファレンスではそうもいきません。配信環境のチェックやテストを入念に行うことはもちろん、スムーズな配信のためには配信業者に依頼することも選択肢のひとつです。

雰囲気や盛り上がりがわかりにくい

主催者や登壇者、参加者同士でのコミュニケーションが取りにくいのが、オンラインイベント共通の課題です。リアルで行われる場合は、会場の雰囲気や参加者の年齢層、表情や態度がわかるため、イベントならではの空気を共有しながら進めることができます。一方、オンラインの場合は、双方向のやりとりが難しいため、臨場感がない配信になることも。配信ツールやプログラムの設計でカバーしていくことが求められます。

オンラインカンファレンスのやり方

メリットやデメリットを知ったうえで、オンラインカンファレンスの開催を検討する際、何からはじめるべきでしょうか? そもそも自主開催はできるもの?開催を目指してやり方をまとめました。

そもそも自主開催のハードルは高い

オンラインカンファレンスは規模が大きく、長時間にわたって行われるイベントです。プログラムの作成や当日の人員の出入り、進行を仕切るイベントプロデューサーが必要になるため、難易度が高いイベントといえます。自主開催ではなく、配信業者に依頼する方が安心です。

企画段階から入る配信業者を見つけよう

オンラインカンファレンスは、一般的なオンライン配信とは異なり、時間配分や画面の切り替え、綿密なプログラムの作成など、事前に作り上げるものが多岐に渡ります。また、集客やリストの獲得ができるよう、広告やマーケティングの視点も必要です。配信のみではなく、企画段階から入って準備を進められる配信業者に依頼できるといいでしょう。特に難しいポイントは、イベント全体の設計とオンライン配信の進行プログラムの作成です。細かいところまで作ることができる配信業者は安心です。

オンラインカンファレンスにおすすめのオンライン配信業者とは?

オンラインカンファレンスの成功には、良い配信業者の存在が不可欠です。オンラインカンファレンスを扱う配信業者選びのポイントをご紹介します。

依頼可能な業者は3種

オンラインカンファレンスの配信を行える業者は大きく分けて3種に分けられます。

①イベント運営会社

②オンライン配信会社

③イベント運営+オンライン配信の両方を行える会社

①の「イベント運営会社」はオンライン配信が行うことができない場合が多く、他社とアライアンスを組む場合がほとんどなので価格が高くなります。イベント運営がメインのため、オンライン配信の実績が乏しい場合もあります。

②の「オンライン配信会社」は、オンライン配信には慣れていますが、オンラインカンファレンスのように細かなプログラムを作るといったイベントの進行に慣れていない場合が多いです。イベントのクオリティが下がりやすくなります。

このような理由から、おすすめは③です。プログラムを綿密に作ったイベント設計はもちろん、オンライン配信にも慣れているためオンラインカンファレンスをまるごと任せることができます。

実績も確認を

オンラインカンファレンスは始まったばかり。オンラインカンファレンスの実績がある会社はまだ少ないかもしれません。ただ、規模の大きなオンライン配信を行っているかは重要なポイント。イベント運営や事務局を担った経験があるかも含め、実績を確認すると安心です。

オンラインカンファレンスは配信業者と組み、クオリティの高い配信を

学会や展示会などの大規模なイベントであるオンラインカンファレンス。登壇者の数が多く、議論や複数名でのコミュニケーションもあり、参加者からも注目が高いイベントです。ただ、主催者側にとっては、規模が大きく登壇者も多いため、臨場感のある配信は難しい部分もたくさんあります。

オンラインセミナーであれば開催することができますが、オンラインカンファレンスは専門業者と組んで開催することが安心です。イベントの設計やプログラムの準備、当日のスムーズな配信など、さまざまな技術や経験が必要となるからです。実績のある専門業者をパートナーに選び、開催に向けて準備をしましょう。