オンラインセミナー、ウェビナーとは?配信のやり方をプロが紹介

2021.08.30 2021.08.27

企業が社外や社内に向けて開催するセミナー。最近は「オンラインセミナー」の需要が高まっています。

そうはいっても、オンラインセミナーを開催してみたいけど、どのような手順を踏めばいいかわからない方が多くいらっしゃいます。

そもそもオンラインセミナーとは?メリットややり方をまとめました。

オンラインセミナー・ウェビナーとは?

名前の通り、オンラインセミナーとは、オンライン上で行われる「セミナー」のこと。

セミナーと一言で表しても、サービスの紹介や商品説明会、講演会など、さまざまな内容があります。今までは、リアルなセミナーが多く開かれてきましたが、世の中の動きに合わせてオンラインでの開催が増えています。

このオンラインセミナーは、「ウェブセミナー」とも呼ばれ、「ウェブ」と「セミナー」を合わせた「ウェビナー」という造語も普及しています。

オンラインセミナーとウェビナーの種類とメリット

オンライン配信をする際、配信のやり方にはいくつか選択肢があります。

オンラインセミナー・ウェビナーの種類

オンラインセミナーやウェビナーの配信には、「オンラインのみ」で行うやり方と、オフラインとオンラインを掛け合わせた「ハイブリッド型」のに分けられます。オンラインのみの配信では、さらにライブ配信と事前収録型の配信があり、できることは異なります。

・オンラインのみ配信:ライブ配信(リアルタイム配信)
オンラインのみで行う場合、多くはリアルタイムで実施するライブ配信があります。コメント機能を活用して、双方向のやりとりも可能になり、臨場感あるセミナーが開催できます。

・オンラインのみ配信:事前収録型配信
事前に撮影した動画を配信するスタイルもあります。主催者もリアルタイムで視聴し、テキストベースでの質疑応答が行えます。

・ハイブリッド型オンライン配信
会場に参加者を入れてリアルに開催しつつ、オンラインでも行うハイブリッド型のセミナーもあります。オンラインの良いところとオフラインの良いところを合わせたやり方。新商品発表会や講演会などがその例です。弊社「ビデオマッチング」に問い合わせが最も多い配信サービスです。

選ぶ基準は、コミュニケーションを取る参加者をリアルで呼ぶかどうか。例えばコミュニケーションを取らないパターンでオンラインのみの場合は、事前収録をした動画をライブで流す方法がスムーズです。

オンラインセミナー・ウェビナーを行うメリット

もともと企業がリアルで行ってきたセミナーを、オンラインで行う場合、どのようなメリットがあるのでしょうか?

■時間や場所の制約なく、広くアプローチができる
リアルでのセミナーは会場や時間が決まっているため、参加者が限定されてしまいます。オンラインであれば、どこからでもアクセスができ、全国から参加することが可能に。参加者側は移動の時間や手間がなくなるので、参加のハードルが下がることも。今までアプローチできなかった層に広く知ってもらう機会になるため、ビジネスチャンスが広がります。

■コストを抑えられる
リアルセミナーでは、まず会場が必要であり、当日スムーズに運営するために多くのスタッフが必要になります。会場の使用料やスタッフの人件費、登壇者の交通費、飲食代など、さまざまな費用がかかります。オンラインセミナーでは、これらのコストを抑えることが可能に。低予算でも実施することができます。

■アーカイブが残せて活用できる
オンラインセミナーでは、手軽に録画ができるのが大きな特徴です。録画をして後日アーカイブで配信できることで、当日参加できなかった方にもアクションができ、当日参加した方への理解をより深めるきっかけになります。

■参加者の行動データがわかり、次への改善点が見える
オンライン配信では、入室や離脱、退出といった記録を取ることができます。離脱しやすいタイミングの分析や次の開催への改善にもつながり、マーケティングや顧客育成にいかすことが可能です。

…ただし、デメリットもあります。

リアルセミナーと比較して、双方向の会話がしにくく、「面白くない」「つまらない」と感じるとすぐに離脱されてしまうことが難点です。参加者はオンラインセミナーに慣れてきているため、クオリティが低いと満足度も下がってしまう傾向も。参加者を飽きさせない工夫や質の高い配信が必要です。

オンラインやオフラインだけで開催する時代は過ぎ、ハイブリッドで顕在層と潜在層にオンライン配信で訴求する時代です。

オンラインセミナー、ウェビナーのやり方

オンラインセミナーを開催しようと考えたとき、まず何をするべきか。やり方を具体的にご紹介します。

オンラインセミナー・ウェビナーの開催手順

オンラインセミナー・ウェビナーの開催手順として5W1H(When、Where、Who、What、Why、How)の6つの要素に、How much を加えた「5W2H」を軸にやり方を考えることが重要です。

  • When …開催時期や期間、期限など。
  • Where …開催場所、会場
  • Who …登壇者やその人数、参加者、ターゲット
  • What  …セミナーの内容。何を行うか
  • Why …セミナーの開催理由や目的、意義
  • How …開催の手段、方法
  • How much …コストや予算

■開催手順

1.まずは「目的」「なぜ行うか」を決めることから
5W2Hの中でもまず最初に考えておきたいのが、「目的」や「なぜ行うか」「何を達成したいか」というWhyとWhatの視点です。この部分を具体的にすることで、時期や登壇者なども見えてきます。
配信業者に依頼する場合は、5W2H全てを明確にできていなくても大丈夫。ただ、WhyやWhatの部分を中心に整理をし、共有していくことがオンラインセミナーの成功のカギです。

2.配信方法を決める
オンラインのみのリアルタイム配信か事前収録配信、ハイブリッド型配信のなかから、配信のやり方を選びます。
・オンラインのみ配信:ライブ配信(リアルタイム配信)
・オンラインのみ配信:事前収録型配信
・ハイブリッド型オンライン配信

配信方法の選ぶ際は、セミナーの参加者とのコミュニケーションの取り方と、参加者をリアルで呼ぶかという視点で考えます。例えば、質疑応答や意見などのコミュニケーションをリアルタイムで集める予定がなく、リアルで参加者を呼ばない場合は、事前に収録した映像を流す「事前収録型配信」を選択します。

3.プラットフォームを決める
次は、プラットフォームを選びます。
このときに大切になるのが、登壇者がオンラインで参加するか、会場を使ってリアルで行うか、クローズドでの開催となるか、などの視点です。セキュリティ面に強いかなどの特徴も意識して選びます。

学校や企業では新しいプラットフォームを使うことはハードルが高く、オンラインセミナーなどは既存のプラットフォームで行われることが多いです。よく使われているのは「Teams」や「Cisco」。特に、社内向けのオンラインセミナーであれば、既存のもので問題なく使えます。

他には、ZoomYoutubeVimeoを取り入れる場合も。

会員制のクローズドなセミナーでは、クオリティが高められ、セキュリティも安心な「Vimemo」を導入する企業が多いです。Zoomはクローズドでカジュアルな配信に向き、オープンのセミナーでは「YouTube」が最適です。

使い慣れているプラットフォームや目的に合うものを選びましょう。

4.資料やプログラム、告知の準備をする
当日のスケジュールやプログラムを作成し、資料や動画の準備をします。オンライン配信では、データで資料を配布することもあるため、データサイズを軽くすることも忘れずに。

また、オンラインセミナーの事前の告知も大切です。SNSを活用したりLPの制作、広告を出したりするなど、集客にも力を入れましょう。

5.リハーサルを行い、通信環境や流れを確認する
配信前日、または当日には、リハーサルを行います。インターネットの通信環境を確認し、映像の乱れや音声が途切れることのないようにしましょう。また、プログラムの流れや段取りを一通りチェックすること。スムーズな進行とトラブルのない配信で、満足度の高いオンラインセミナーを目指しましょう。

6.配信後、参加者の視聴率やアンケート結果を分析する
オンライン配信では、アーカイブの作成やデータの取得がスムーズに行えて、アンケートの回答もすぐに確認できます。振り返りの時間を作り、取得データから分析を行うようにしましょう。参加者の反応や視聴数から、次のセミナー開催にも生かすことができますよ。

自社開催におすすめプラットフォームとやり方

オンラインセミナーやウェビナーを自社で開催することも多いでしょう。機材を使わず配信用パソコン1台だけでオンラインセミナーを行う際の方法をご紹介します。

・zoom
zoomはクローズドでカジュアルな配信向きのプラットフォーム。やり方はシンプルで、主催者がZoomのアカウントを作成し、参加者や受講者に参加用URLを送信します。指定した時間に主催者(ホスト)と参加者が集まったらオンラインセミナーがスタート。

・Youtube
オンラインセミナーは、クローズドではなくオープンで行われる際に最適なのは「YouTube」です。アカウントにログインして「YouTube Studio」を開き、マイクとカメラを許可して年齢制限の範囲を選びます。カテゴリーを設定し、サムネイルを使用する場合はアップロードし、共有URLを参加者に送りましょう。「ライブ配信を開始」を押したらスタートです。

・Vimeo
会員制のクローズドなセミナーでは、セキュリティ機能が充実し、クオリティも高い「Vimemo」がおすすめです。Vimeoにログインし、「新しい動画」の「ライブイベントを作成」を選択します。イベントの名前、チャットの有無、プライバシー設定、日付・時刻を入力し、「配信先」タブで同時配信先を設定します。プレビューで確認をしたら、ライブ配信を始められます。

配信機材を使ったやり方

機材を使うと、配信のクオリティをあげることができます。準備しておきたい機材をまとめました。

  • カメラ …「登壇者の人数+1台」で考えるのがおすすめです。登壇者が2人の場合はカメラは3台です。
  • スイッチャー
  • ミキサー
  • マイク
  • OBS
  • パソコン
  • 三脚
  • 配線コード

「カメラ」は台数にポイントがあります。「登壇者の人数+1」と考えることをおすすめしていますが、その理由は、参加者を飽きさせないようにするため。登壇者を映すカメラに加え、全体を映すカメラがあると、配信映像にメリハリがつき、動きのある映像を届けることができるのです。

また「スイッチャー」は、カメラの切り替えや資料の切り替えをボタンひとつで行えます。「マイク」と「ミキサー」は音声のクオリティを上げることが可能です。ハウリングを防いだり聞き取りにくい音声をはっきり届けることができます。

「OBS」は既存のプラットフォーム、例えばYoutubeとつなげるときに活用するほか、資料の投影や動画の挿入にも便利です。

オンラインセミナー、ウェビナーのクオリティをあげるやり方

オンラインセミナーやウェビナーは活用する企業が増え、手軽に開催できるようになりました。ただ、内容やクオリティで満足度が左右されやすく、離脱や退出されやすいことが課題です。開催側はオンラインセミナーの質の向上が求められているのです。

オンラインセミナーやウェビナーのクオリティをあげるやり方をご紹介します。

機材を揃える

配信用のPC1台では、映像や音声の質に限度があります。カメラやマイク、ミキサーを活用することで、高画質や聞き取りやすい音質で配信することができます。

カメラワークまで細かくプログラムを準備する

複数の登壇者で掛け合いをするシーンがあるときや、商品を映したり紹介をするとき、資料や映像を見せながら解説を行うときなど、オンラインセミナーにはさまざまなシーンがあります。このタイミングでこの絵を配信するといった細かいプログラムを準備をすることが大切です。

質疑応答の設計をする

オンラインセミナーでは、最後に質疑応答の時間が設けられています。質問が何もなく、そのまま終わるというのはもったいないもの。参加者から質問が集まらなかった時にどのようにするか、質問をどの段階で集めるのかなど、質疑応答の時間を充実させるための準備をしておきましょう。

集客の窓口を増やしておく

集客のためには、事前に準備をしておく必要があります。企業のwebサイトに特設ページを作ったり、SNSでイベントを呼びかけたり、広告を活用する場合もあります。集客を目的とするときは特に、さまざまな集客ルートを作っておくことが大切です。

オンラインセミナーとウェビナーは簡単。ぜひトライを

オンラインセミナーを開催にあたり、メリットやデメリット、やり方をご紹介しました。

オンラインセミナーは集客や会社のブランディングにも関わる大切なイベントです。世の中もオンラインセミナーに慣れてきた分、主催側は心地よくわかりやすいセミナーを企画することが求められています。クオリティの高いセミナーが必要ですが、慣れないときや難しい配信では、業者に依頼することもひとつの手です。

デジタル化やオンライン化がすすむ今、クオリティも重視したオンラインセミナーを実施してみてはいかがでしょうか。